APAC 10か国・地域の人材データベースをkintoneに統一し、提案スピードを向上!

 

会社名 :PERSOLKELLY

事業内容:人材派遣、人材紹介、採用代行、給与計算業務アウトソーシングサービス

利用用途:APAC10か国・地域にある拠点が持つ転職候補者情報の一元管理・共有


APACリージョナル∙セールスマネージャーの安斎氏とAPACリージョナル∙シニアITアナリストの植田氏 

大手総合人材サービス企業、パーソルホールディングス。海外事業部はアメリカのケリー社との合弁会社として設立されたPERSOLKELLY(パーソルケリー)が担い、APACにおける人材でビジネスを展開している。PERSOLKELLYの最大の特徴として、人材派遣・人材紹介だけでなく、HRコンサルティング、研修、就業システムの構築等、一気通貫で提供している。幅広いグローバルネットワークを持ち、データベースは400万人にも及ぶ。その中でPERSOL(パーソル)ブランドでは、APACの日系企業に特化した人材サービスを提供している。APACリージョナル・セールスマネージャーの安斎氏とAPACリージョナル・シニアITアナリストの植田氏に話を聞いた。

kintone導入の背景

パーソル部門はAPACの日系企業に特化した人材サービスを、シンガポール、インドネシア、タイ、ベトナム、中国など 10か国・地域で提供。インドネシアで働いている日本人をベトナムの会社に紹介するといった転職支援(キャリアチェンジ)のサービスを行っている。

kintoneを導入する前の2017年までは、多国間にまたがる転職候補者の情報を共有できるシステムがなく、各拠点の担当者はメールで情報交換をする以外に、社員の経験や記憶に頼る属人的システムで業務を行っていた。

 APAC 10ヵ国・地域での合計人材登録者数(日本人限定)は、数十万人に上る数であり、10か国・地域間でデータベースを共有できるシステム導入の必要性があった。そこで、課題に早急に対応できるプラットフォーム採用の検討に入った。

APACでのビジネスは時間が勝負

PERSOLKELLYがkintoneを導入した決め手は、クラウドであったこと。国を超えてアクセスすることができ、必要に応じてクラウド上で操作変更が可能なのは重要なポイントであった。また、ネット環境が不安定な国でも、アクセススピードに問題がなかった。ソフトの内容は期待通りのレベルであり、コストも満足いく価格帯であった。

 

導入検討開始から実際の導入までは、テストランを含めてわずか1か月という驚きの速さだった。

 「準備されているパーツを画面上で組み合わせる形式なので、アプリケーションの開発という意味では相当の時間短縮でした。仕組みを作っていくプロセスは、業務要件の定義をして、インプリメントするという通常の流れなので問題はなかったです。テストランを行い、各拠点の社員に実際に使ってもらい、問題点を修正するプロセスの繰り返しでした。あとは国別に固有の要件がないかに注意しました」と植田氏。

kintoneで作成した人材データベースアプリの一覧・入力画面 (画像をクリックすると拡大します)

kintone導入で、転職支援の実績件数が増加

kintoneの導入後は各拠点のそれぞれの社員が必要な時にデータにアクセスできるようになった。その結果、期待していたように多国間の転職支援の実績件数が明らかに増加。

特にインドネシア、ベトナム、マレーシア、中国で効果が出ています。転職候補者を早急に絞り込むことができ、マッチングののち、契約にたどり着く。この一連の流れも速くなり、実績件数が増加しています。属人的なシステムで効率的に仕事に取り組めている社員もいたが、全体的なことを考えると、やはり標準化することが業務の効率化につながるので」と安斎氏。

業務ルールの浸透に、ポータル機能を活用

導入後の問題点は、システム自体のところではなく、ビジネスルールに関連する箇所であった。例えば、人材のマッチングが2国間にまたがって行われた場合の収益の所在を明確にすることなどである。公平なルールがあり使いやすいツールでないと、いかに素晴らしいツールであっても効果的とは言えない。適切なツールとルールの整備を行って運営する事が大切である。これについては、ポータルの「お知らせ」欄を活用して、業務ルールの浸透を図った。

 

マニュアルや業務ルールを「お知らせ」欄に配置し、いつでも最新版がみられるようにした。

(画像をクリックすると拡大します)

丁寧なカスタマーサポートはまるでコンシェルジュ

シンガポール拠点のIT部門の評価も高い。「aPaas(アプリケーションを設計開発するクラウドサービス)などいろいろなサービスがありますが、日本には、パーツを配置していくだけのソフトがあるんだ!と、一からコーディングでプログラムを作成する現地のIT社員は驚いていましたね」と植田氏。

 

kintoneの導入にあたって一番印象に残ったことは、カスタマーサポートのレベルの高さだという。「他社のカスタマーサポートは、質問に対して可能かどうかの回答があるだけであるのに対し、サイボウズ社のカスタマーサポートからは、要件を満たす代替方法の提示がありました」と植田氏。

  

例えば、転職候補者アプリを設計する際、使い勝手の悪い部分があった。転職者情報を追記する際、最新の情報が最下部に表示されるので、行数が多くなると見落とされる可能性が出てくる。そこで、一つ目の履歴スペースを残すことで、最新の情報を上位に追加できるようにした。

この様な細かい部分でも、毎日何十件もの情報を登録更新するときには大事な部分になってくるので、社員が使いやすいように変更することは業務効率化にあたり重要なポイントになる。

 

どんなサービスでも、アプリケーションの制作過程でシステム上の制約が出てくることはある。その場合に重要なのは、どのようなサポートをシステム提供会社から得られるかである。「無理かと思えた問題も実現でき、予想をはるかに上回るレベルのサービスでした。どのようにして問題を解決できるか提案してもらえたのは大な付加価値だと思います」と植田氏。

情報共有しやすいIT環境が人と人を繋げる

実績件数の増加や業務効率化の他にも、想定外の良い効果があった。「社員が国を超えてコミュニケーションを取れるようになり、ITツールが人と人を繋げるという、付加価値も生まれた。また、システム導入を機に、各拠点の考え方、それぞれが持つ課題を把握できることにも繋がった」と安斎氏は語る。

 

今後の方向性については、「kintoneの最大の良さは、安くて簡単に仕組みが作れるところなので、活用できる範囲の可能性は広いと思います。例えば、商談中の情報や、未決定の案件の管理などのシステム管理業務に使えるのではないかと思っているので、今後検討を重ねていく予定です」と植田氏は話す。

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