事故報告書の提出スピードが倍に!多忙な中、パートナー導入支援でスムーズに業務効率化を実現!

・会社名 :PT AEON Fantasy Indonesia

・事業内容:ショッピングセンター内「アミューズメント施設」等の運営

・従業員 :全体240人(日本人3名、店舗メンテとIT部が一緒の部署2名、IT専任はいない)

・拠点数 :24店舗。毎年15店舗ペースで拡大中。店舗開発スタッフも3倍に増員。

・設立年 :2014年11月

・業種  :サービス

・利用用途:事故報告、修理リクエスト、納品書管理、イベント管理、決裁書、支払い申請など


■今回お話を伺ったお客様
お名前    :築山穣氏
役職     :Vice President Director
駐在着任歴  :2年目
経験職種   :エリアマネージャー、中国駐在経験あり
IT導入の経験 :中国では人事で勤怠管理システムの導入
 
お名前    :リド氏
職種     :総務
在席歴    :新卒(9ヶ月)
IT導入の経験 :なし

■導入支援パートナー

会社名  :PT.AQ Business Consulting Indonesia

担当者  :佐伯裕基氏、Edy Susanto氏

事業内容 :kintone販売と導入支援サポート、Web製作、システム開発、デジタルマーケティング、モバイルアプリ開発,、SEO対策

 

 


導入前の課題

以前からペーパーレス化を検討していたという、PT AEON Fantasy Indonesia。事故報告書が届くまでの流れが非常に遅かったことから、kintone導入に向けて動き出した。kintoneでの解決イメージは湧いていたが、他の業務もあり、思うように検討が進まなかった。

 

「1ヶ月のトライアルも実施したが、触れたのは2,3回だけ。kintoneはフォームは簡単に作れそうだが、ワークフローは複雑で大変な印象だった(築山氏)

 

詳細が決まっていない中でいきなりインドネシアスタッフにお願いするのも難しい。また日本のシステム担当への依頼も他国との兼ね合いなど優先度が高いわけではないので時間がかかりそうだった。

そこで相談したのが、現地のkintoneの代理店をしているアジアクエストインドネシア社だった。

検討したkintone導入方法の比較表

パートナー支援を利用してよかったこと

「自力で検討を進めていたら、導入していないと思う。もしくは導入してもうまく回っていないと思う(築山氏)」

 

海外拠点では様々な業務があるので、システム導入や業務改善に時間を割けられるのはほんの一部。そのため、代理店からシステム要件をまとめるためのテンプレートをもらったり、現地のインドネシア人スタッフにインドネシア語での説明会を実施してもらったりと、アジアクエスト社のkintone導入支援サービスを利用。

 

「導入後も、調べてわからいないことは、チャットでインドネシア語ですぐに質問できたことが、IT経験がなかった私としてはとても助かりました(リド氏)」

 

「システム要件を柔軟に対応してもらったこともとても助かりました。海外拠点では規模や内容などビジネスの状況が目まぐるしく変化するので(築山氏)」

 

システムはkintoneの開発画面を一緒に見ながら開発・修正を行った。

パートナー導入支援サービスの流れ

検討してる方へのアドバイス

最後に今kintoneを検討しているお客様に向けたアドバイスを教えて頂いた。

 

「ちょっとくらい不具合があってもいいから、まずは動かすこと。日本だと完璧な状態からのスタートが求められたりしますが、海外ではトライアンドエラーの考え方で動き出すことが重要。」

 

「社内稟議の際は、解決したい1業務だけでなく複数の業務で利用できることを説明することで、費用対効果のよさが伝わります。」

 

「使わなくても開発している期間、アカウント費用は発生します。まず動かすためには、立ち上げは代理店に依頼するのが得策。『長期間、自社開発して結局使えなかった』というオチが、一番勿体無いですから。」

 

「現地では、私たちも外国人に過ぎません。ローカルスタッフの意見に耳を傾け、彼らに合ったシステムで導入することによって、スムーズに運用できると思います。」