ローカルスタッフ1人でアドミン業務60個をペーパーレス化!サインのために会社に戻る必要がなくなりました

 

会社名 :Travel Book Philippines, Inc.

事業内容:フィリピン国内の宿泊施設をオンライン上で予約できるサービスを提供。

従業員 :日本人2名・フィリピン人124名(正社員)

 


■今回お話を伺ったお客様

お名前    :中澤 匠氏
職種     :General Manager
赴任時期   :2014年4月
日本時代の仕事:営業職や企画系
IT導入の経験 :未経験

お名前    :Lorbie Esguerra氏

職種     :総務
役職     :Head of Operations planning
IT導入の経験 :未経験

kintoneの活用状況と経緯

導入効果

導入前の課題

 「スタッフからの申請が1日30-50枚と多く、サインのために会社に返ってくる必要があり、会社を空けることが難しかった。」
(中澤氏)
 出張申請や立替精算、購入申請などサインの必要な書類が多く、常に会社にいる必要があったという。書類を持って社内を回る人も日常の光景。出張や休暇の予定を立てることも難しかった。実際の承認ボックス。今は完全ペーパーレス化で社外の書類が数枚あるだけに。元々は1日30-50枚、溜まっていたという。
 また申請に関係したスタッフとのコミュニケーションも大変だったという。
例えばイレギュラー対応の申請内容が会社のポリシーと違う場合、なぜこういう判断をしたのかなど、スタッフのところまで直接確認することがとても手間だった。
もちろん東南アジアで利用頻度が高いチャットツールもあるが、全スタッフとのチャットをOKにすると全員と1対1でコミュニケーションしなければいけないため、あえて活用していなかった。
申請を紙からkintoneに移行したことで、そういったコミュニケーションコストがグッと下がったという。
kintoneだと申請書類に紐づいてコメントができる。チャットと違いオープンな場でかつ、後で振り返りや検索もしやすい。
また監査も以前は大変だったという。
紙だけでの管理だったときは、大量のファイルからある帳票を探すのが手間だったり、紛失騒ぎが起きたりしたという。
kintoneで承認履歴含めてシステム化されて、これからは求められた帳票に迅速に開示できるように。

候補製品

中澤氏に検討時に他製品や他の手段はどういったものを検討したか伺った。

「なし。kintone一択。なぜなら以前SFAをスクラッチで作ったことがあるが、開発やメンテの人員負荷、コストが重かった。

それに比べてkintoneの金額感と柔軟性を聞いて即決でした。」

検討時のポイント

検討のポイントも合わせて伺った。下記の3つだったという。

・金額(月額1ユーザー780円~)

・Excel使える人なら誰でも作れる簡単さ(現地スタッフにお願いできるかどうか)

・顧客管理以外にアドミン業務にも適用できるかどうか

先輩ユーザーとしてのアドバイス

最後に今kintoneを検討しているお客様にアドバイスを教えて頂いた。

「自分ではやらない。ローカルスタッフでオペレーションを知っていてExcelを知っているスタッフが入れば、その人に任せること。」

「依頼のときは「いついつ以降は紙の承認は一切しない。承認BOXを捨てる。」と言い切ってスタッフにオーダーすることが大事。」

「導入プロセスで、利用スタッフへのトレーニングは必須。導入担当のスタッフにお願いするか、kintone代理店に有償で依頼。」